La plupart des entreprises sont confrontées à l'enregistrement des opérations effectuées en espèces et ces dernières ont une grande importance dans la comptabilité. Des règles sont à respecter, notamment la tenue d'un livre de caisse.
La tenue d'un livre de caisse est obligatoire au niveau comptable mais aussi fiscal. La valeur probante de la comptabilité en dépend. A défaut, l'exploitation s'expose à de graves conséquences. Sur le point de plan fiscal, l'absence de la tenue du livre peut entraîner le rejet de la comptabilité.
La tenue d'une caisse doit donc respecter des conditions de forme et sur le fond, des écueils sont à éviter. °

Opérations justifiées ou absence de factures
Dans la pratique, le journal de caisse peut prendre deux formes :

- toutes les opérations sont justifiées par des factures : Il s'agit de la situation la plus facile à gérer. Dans ce cas, dès lors que chaque pièce fait l'objet d'un enregistrement informatisé et que cette pièce contient l'ensemble des informations établissant le lien entre les volumes de ventes et le chiffre d'affaires, l'édition du journal de caisse informatisé et du compte de caisse pourront suffire. L'entreprise peut, pour faciliter la saisie, préparer un bordereau support de saisie. Lorsque l'entreprise dans cette situation souhaite limiter la saisie informatique, elle peut avoir recours au livre de caisse décrit ci-dessous et n'enregistrer que les récapitulatifs mensuels sur informatique.

- Toutes les opérations ne sont pas justifiées par des factures : Cette situation se rencontre très fréquemment lorsqu'il y a vente au détail au consommateur final. L'entreprise doit tenir un livre de caisse dont les pages sont numérotées et sur lequel est inscrite au jour le jour, sans blanc ni rature, chacune des opérations. Toutefois, pour tenir compte des conditions d'exercice du commerce au détail, il est admis que les ventes de moins de 76 € TTC à des particuliers soient globalisées en fin de journée. Le seuil des 76 € TTC s'apprécie par opération de vente.

Que doit contenir le livre de caisse ?
Le livre de caisse doit contenir l'ensemble des opérations effectuées en espèce, qu'il s'agisse des sommes encaissées (ventes) ou décaissées (achats). Pour l'administration fiscale, le compte de caisse doit retracer fidèlement les opérations d'encaissement ou de paiement effectués en espèces pour les besoins de l'entreprise. Les tribunaux fixent, comme préalable au caractère probant du livre de caisse, la possibilité de recouper les volumes de ventes avec le chiffre d'affaires. Plus le livre de caisse se fera mention des quantités, plus la caisse aura une valeur probante.

Voici un exemple de livre de caisse :

Dates	N° pièce	Désignation des opérations (libellés)	Espèce ou chèque	Entrées ou encaissements		Sorties ou décaissements (montant TTC)	Solde
				Quantité	Montant total TTC

Les écueils à éviter
Plusieurs écueils sont à éviter : La perte des éléments justificatifs de la caisse, qui doivent être conservés au minimum 6 ans La présence d'un compte caisse positif. En effet, il ne peut sortir d'une caisse plus d'espèce qu'il n'y a d'entrées. Le solde après chaque opération doit être obligatoirement positif. Dans le cas, contraire, " un problème " s'est glissé dans votre suivi. Le livre caisse doit donc comporter une colonne permettent d'indiquer le solde qui sera bien entendu toujours positif.
La mise en place du livre de caisse, avec les différentes rubriques nécessaires, doit être bien réfléchie préalablement en collaboration avec votre comptable.

Source : accompagnement stratégie Cefiga

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